重庆国际复合材料股份有限公司就2025-2027年年度会务服务项目进行国内外询比价，邀请潜在供应商进行报价。
一、项目名称： 2025-2027年年度会务服务
二、询比价内容：
供货物资/提供服务：2025-2027年年度会务服务。供应商需向采购人提供活动策划、场地布置（场地租赁、会场搭建、场地装饰等）服务、会议服务人员、联系会议住宿及酒店预订、联系会议用餐及订餐服务、接机服务、会议资料制作装订及其他会务服务。具体服务内容如下：
业务板块 | 具体内容 | 要求 | |
活动策划
| 会议主题策划 | 根据会议背景、会议目标及参会人群，提供创意性会议主题、口号及整体视觉形象设计概念 | |
流程方案设计 | 制定详尽的会议日程表，包括但不限于开幕式、主旨演讲、茶歇、交流活动、签约活动、闭幕式等环节 | ||
创意环节设计 | 策划并执行暖场活动、互动环节、团队建设活动、颁奖典礼、晚宴等环节 | ||
全案策划书撰写 | 提供完整的会务策划方案、包括创意说明、全流程设计（含接机、住宿、用餐、会议现场流程等）、视觉呈现、预算建议及应急预案等 | ||
场地布置 | 场地租赁 | 负责接洽场地方沟通场地租赁费（主会场、分会场、休息室、茶歇签到区等）。以框架协议为基础，为我方争取优于市场价的会议场地租赁费 | |
会场搭建 | 根据需求，灵活布置会场，开展舞台搭建（舞台LED屏、灯光及音响布置）、桌椅租赁摆放、座席安排、遮挡板等 | ||
场地装饰 | 签约台背景板布置、绿色植物、主题道旗、指引牌、流程图、座位图、横幅、地毯、矿泉水、公司企业宣传立牌等 | ||
会议服务人员 | 会议经理 | 全程负责单次会议的统筹协调与执行，作为我方单一对接人 | |
现场执行团队 | 负责场地布置、物资搬运、设备调试等现场执行工作 | ||
礼仪接待人员 | 负责嘉宾引导、签到、颁奖等，要求具备良好仪态、统一着装、妆容简单精致 | ||
技术保障人员 | 专职负责灯光音响、投影、同声传译等设备的操作与保障 | ||
后勤保障人员 | 负责物资看管、现场资料准备及摆放等 | ||
联系会议住宿及酒店预订 | 酒店资源库 | 提供不同星级、价位、地理位置（紧邻会场）的酒店 | |
协议价格谈判 | 以框架协议为基础，为我方争取足够的客房数量，且单间客房费优于市场价 | ||
住宿信息管理 | 收集参会人员住宿需求，制作住房名单，与酒店对接入住、早餐情况及退房事宜 | ||
房间预定与分配 | 根据参会人员名单进行房间预定、分配及管理 | ||
账单核对与结算 | 协助我方与酒店核对住宿及消费清单，确保准确无误 | ||
联系会议用餐及订餐服务 | 餐饮资源库 | 提供不同规格、价位、地理位置（紧邻会场或机场）的餐饮 | |
协议价格谈判 | 以框架协议为基础，为我方争取优于市场价的餐饮费 | ||
用餐信息管理 | 根据参会人员名单确定用餐人数及餐标，做好订餐工作 | ||
确定订餐情况及菜单，会务过程中随时确定最新用餐人数情况，与用餐点做好对接 | |||
账单核对与结算 | 协助我方与用餐点核对用餐费用，确保准确无误 | ||
接机/接站服务 | 信息收集与排班 | 提前收集重要嘉宾（或全体参会人员）的航班/车次信息 | |
车辆安排 | 根据参会人员信息，安排车辆（考斯特或商务车），保证车况良好、车内整洁、司机专业素质及个人素质较好 | ||
接机/送机服务 | 根据客人行程安排，确保准时抵达机场或车站 | ||
会议资料制作装订 | 资料设计与排版 | 根据会议安排，对会议手册、议程、嘉宾简介、企业宣传册、会议PPT及会议背景板等进行专业设计和排版 | |
印刷与装订 | 会议物料 | 代表证、座牌、签约本、签约笔、工作证等 | |
会议手册 | 内含议程、地图、注意事项等 | ||
会议材料汇编 | 收集并印刷会议所需的PPT或讲义等会议资料 | ||
装帧 | 如需制作会议画册、宣传册或论文集等，需提供多种装订方案 | ||
物料打包与运输 | 将制作好的所有资料经确认无误后，安全运输至会场并分发到位 | ||
其他会务服务 | 设备租赁 | 提供签约台（及配套系统）、同声传译设备、投影仪、电子白板、投票器等临时租赁服务 | |
摄影摄像 | 提供会议全程的摄影、摄像服务并后期精修照片、制作会议纪念视频或资料片 | ||
医疗与安保 | 根据会议规模，协调安排现场医疗应急点和安保人员 | ||
… … | |||
根据现场会务需求，提供其他以上未能涵盖的会务服务 | |||
三、交货/服务时间： 合同签订之日起两年。具体时间以合同签订为准。
四、相关要求：
（1）实施过程中可能存在以上项目之外的会务内容，具体以采购人提出的实际需求为准。
（2）供应商在开展会务服务之前，应梳理好全流程方案并交予采购人确定，待确定后再实施相关会务服务工作。
（3）采购人会务期间仅与会议经理对接，考虑到会务工作的不确定性，会议经理应具备全场统筹能力且保证24小时全天候服务。
（4）开展会务服务期间，会议经理需做好其团队成员的组织、协调，确保团队人员的专业素养并严格按照会务方案开展工作。不得因现场管理不到位导致影响供应商会务开展。
（5）供应商在服务过程中应以会务需求为主，若在实施过程中，因采购人需求产生方案外工作量，供应商应及时与采购人沟通并列明相关费用明细，经与采购人确认后可以取得相应报酬。
（6）供应商对所获得的会务信息负有保密义务。
五、本次询比价实行资格后审，报价人应满足下列资格条件：
（1）在中国境内合法工商登记。
（2）具备工商行政主管部门颁发的经营期限内的营业执照（统一社会信用代码），营业执照经营范围须有会议服务、设备租赁服务、广告设计等事项。
（3）有三年以上从事政府、大型企事业单位（或工厂）会务服务经验或在重庆市当地经营合作单位不少于3家或在中国其他城市经营合作单位不少于5家（提供合同复印件，加盖供应商公章）。
（4）未被列入“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单及中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）“政府采购严重违法失信行为信息记录”名单。提供上述2个网站信用信息查询记录（其中信用中国网站截图须分别提供“信用中国”网站“信用服务”栏中“失信被执行人查询”、“重大税收违法案件查询”、“政府采购严重违法失信名单查询”记录）的网页截图，查询时间为公告发布之日起至递交响应文件截止时间前一天。
六、报价文件要求：
（1）报价文件加盖公章，除法定代表人和委托代理人签字外，其余手填无效。
（2）有效期：报价文件及有关承诺文件有效期为报价文件投递截止之日起90天。
（3）报价人提交的报价文件由报价、资格审查资料和报价人所作的一切有效补充、修改和承诺书等文件组成。
（4）本文件附件均需填写并加盖公章作为响应文件内容一并交予。
七、报价要求：
本项目报价以人民币报价，一次性报价且为最终报价，所有报价均含增值税，且应包含备件款、税金、运费、保险费、管理费等一切费用。报价格式参照附件3。具体要求如下：
1.由于会场根据不同情况可能存在不同的设备需求，此次报价按照日常基本所需填报，但供应商能提供的相关服务应大于此次报价表内涵盖的内容。
2.报价人可以在“其他服务”中列出可以提供的除表格内的服务，供采购人参考（该报价不计入总报价）；同时可以列明“增值服务”（“增值服务”不收费，免费提供给采购人），供采购人参考。
3.报价包含材料费、制作费、运输费、人工费、税费等一切费用，后期签订合同时会以此为标准。
八、付款方式：
合同签订后，按照公司实际发生的会务服务产生的费用，开具全额发票后于次月内一次性付清费用。
九、询比价采购人及联系人
采 购 人：重庆国际复合材料股份有限公司
办 公 地 址：重庆市大渡口区建桥工业园B区
联 系 人： 许诺 联系电话： 13637981202
十、监督联系方式
监督人：重庆国际复合材料股份有限公司风险管理部
地址：重庆市大渡口区建桥工业园B区
联系人：付老师
联系电话：68548669
联系邮箱：fuwei4253@cpicfiber.com
十一、文件递交：
（1）报价文件递交截止时间： 2025 年 11 月 12 日下午 17 时 00 分；递交地点为：重庆市大渡口区重庆国际复合材料股份有限公司。
（2）比价时间：报价文件递交截止之日起3个工作日内。
（3）比价地点：重庆市大渡口区重庆国际复合材料股份有限公司大渡口本部。
（4）逾期送达的、未送达指定地点的报价文件，采购人不予受理。
十二、比价方式：本次比价采取经评审的最低价法。
（1）符合性审查合格的报价人中，报价最低的成为第一成交候选人，报价次低的成为第二成交候选人，依次类推。
（3）因谈判小组作否决处理，导致有效供应商不足三个的，谈判小组应当否决所有谈判文件。